Über W+ST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
- 50 % Zeitersparnis bei Datenschutzprozessen
- Audits in 1–2 Stunden
- wenige Stunden für Verarbeitungsverzeichnisse
Ich bin Kerstin Kiefer, Gesellschafterin bei W+ST und Rechtsanwältin und externe Datenschutzbeauftragte.
Die W+ST Data Security Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist Teil der W+ST Gruppe mit 35 Partnergesellschaften, mehreren hundert Mitarbeitenden und einem klaren Fokus auf Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und juristische Compliance.
Ich war unzufrieden mit der bisherigen Eigenlösung (Access-basiertes Tool), die zu aufwendig und unübersichtlich war.
Mit Scaliento konnte ich Dokumentationen vereinfachen, Prozesse beschleunigen und Mandanten ein deutlich strukturierteres Erlebnis bieten.
„Die größte Veränderung war: Alles ist an einem Ort. Keine verstreuten Dateien, keine langen Suchzeiten – sondern ein System, das uns und unseren Mandanten sofort hilft.“
Kerstin Kiefer, Gesellschafterin & externe Datenschutzbeauftragte, W+ST Data Security Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Deine Zukunft
Key Takeaways
mehr Kunden
300 % mehr Kunden in weniger als einem Jahr
Zeitersparnis
90 % Zeitersparnis (3 Wochen → 1 Tag)
Automatisiert
60 % mehr automatisierte Abläufe.
Vertragsprüfung
AV-Vertragsprüfung: von 1 Stunde auf 5 Minuten.
Payback
Payback innerhalb eines Monats.
Herausforderungen &
Ausgangssituation
„Von Insellösungen und unzufriedenen Mandanten“
Vor Scaliento nutzten mein Team und ich ein selbst entwickeltes Access-Tool. Immer wieder fragten Mandanten nach Dokumenten wie Datenschutzerklärungen oder Bewerberinformationen – obwohl diese schon bereitgestellt waren. Häufig lag es an falscher Ablage oder Personalwechseln beim Mandanten. Das führte zu unnötigem Aufwand und vermeidbaren Rückfragen.
Zusätzlich waren komplexe Vorgänge wie Datenschutz-Folgenabschätzungen und Verarbeitungsverzeichnisse zeitaufwendig und nur schwer aktuell zu halten.
Meine Realität sah so aus:
Eigenes Access-Tool im Einsatz – unübersichtlich und erklärungsbedürftig.
Unnötiger Aufwand durch mehrfaches Bereitstellen von Dokumenten.
Datenschutz-Folgeabschätzungen und Verarbeitungsverzeichnisse waren zeitaufwendig.
„Wir hatten ein eigenes Produkt entwickelt – aber das hat unsere Bedürfnisse einfach nicht mehr erfüllt.“
Kerstin Kiefer, Gesellschafterin & externe Datenschutzbeauftragte, W+ST Data Security Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
„Von Handarbeit zu Automatisierung“
Umsetzung & Nutzung
Besonders schätzen wir die Verknüpfung innerhalb der Software: Daten müssen nur einmal eingegeben werden und stehen dann automatisch in allen relevanten Prozessen zur Verfügung. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für ein konsistentes Mandantenerlebnis. Die Einführung verlief reibungslos, auch dank unserer eigenen IT-Abteilung.
Heute nutzen mein Team und ich nahezu alle Funktionen von Scaliento:
Automatisch generierte Datenschutzerklärungen
Vollautomatisierte Datenschutz-Scans
Verwaltung von Verarbeitungsverzeichnissen
Datenschutz-Folgeabschätzungen
Deine Zukunft
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
Die Veränderungen, die Scaliento bei uns ausgelöst hat, sind enorm – und vor allem spürbar:
- Automatisierung als echter Hebel
Früher mussten wir jede Datenschutz-Dokumentation individuell aufbauen. Heute übernehmen das automatisierte Vorlagen, die wir an unsere Kunden anpassen. Ein Prozess, der früher drei Wochen gedauert hat, dauert jetzt einen Tag. Dadurch können wir mehrere Projekte parallel betreuen, ohne dass die Qualität leidet.
- Weniger Aufwand, mehr Kunden
Durch die zentrale Mandantenverwaltung läuft nichts mehr über E-Mail oder Excel. Ich sehe auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen, was erledigt ist und wo es Rückfragen gibt. So ist es möglich, drei- bis viermal so viele Kunden gleichzeitig zu betreuen wie früher.
„Früher war ich ständig am Nacharbeiten – heute läuft vieles automatisch. Ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren: meine Kunden.“
- Höhere Qualität durch Standardisierung
Früher hatte jeder Kunde eine leicht andere Struktur – heute sind alle Projekte gleich aufgebaut. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit. Auch bei Prüfungen oder Rückfragen wissen wir sofort, wo was steht.
- Schnellere Prozesse, klarer ROI
Die Prüfung eines AV-Vertrags dauerte früher rund eine Stunde – jetzt sind es wenige Minuten. Audits, Reports und Kundenkommunikation laufen zentral. Dadurch ist der ROI praktisch sofort sichtbar: Nach weniger als einem Monat war Scaliento bei uns wirtschaftlich eingespielt.
- Wachstum ohne Mehraufwand
Wir haben unseren Kundenstamm um 300 % gesteigert, ohne neues Personal einzustellen. Die Zeit, die wir früher mit Dokumentation verbracht haben, investieren wir heute in Kundenbetreuung, Folgeprojekte und Cross-Selling – also in Umsatz, nicht in Verwaltung.
Automatisierung
reduziert den Aufwand um 90 %.
Mandantenfähigkeit
ermöglicht 300 % mehr Kunden gleichzeitig zu betreuen.
Standardisierung
führt zu 60 % mehr automatisierten Abläufen.
Automatisierte Prüfungen
verkürzen die Prüfzeit um 91,7 % (von 60 auf 5 Minuten).
W+ST Data Security
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
„Früher haben wir zwei Tage für ein Verarbeitungsverzeichnis gebraucht. Heute schafft der Mandant es in wenigen Stunden – und wir können uns auf die Beratung konzentrieren.“
Kerstin Kiefer, Gesellschafterin, W+ST Data Security Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Verarbeitungsverzeichnisse in wenigen Stunden
nicht in Tagen
Wenige Minuten bis zur Datenschutzerklärung
Audit-Vorbereitung in 1-2 Stunden
50 % Zeitersparnis
„50 % weniger Zeitaufwand – und neue Freiräume für Wachstum“
Deine Zukunft
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
Wenige Minuten zur Datenschutzerklärung
Auditvorbereitung in 1-2 Stunden
50 % Zeitersparnis
Verarbeitungsverzeichnis in wenigen Stunden
„50 % weniger Zeitaufwand – und neue Freiräume für Wachstum“
„Schnelle Antworten, angenehme Zusammenarbeit“
Zusammenarbeit & Support
Für mich war entscheidend, dass die persönliche Ebene stimmt. Alle Kontakte mit dem Scaliento-Team sind angenehm, zielführend und lösungsorientiert. Besonders wichtig: Fragen werden stets schnell und kompetent beantwortet.
Das hat das Vertrauen in die Partnerschaft gestärkt und zeigt Mandanten, dass hinter dem Tool echte Expertise und Betreuung stehen.
Scaliento als Basis
Zukunft & Ausblick
„Compliance wächst – wir wachsen mit“
Die nächsten Jahre werden geprägt von neuen Regulierungen wie der KI-Verordnung, NIS2 oder dem Lieferkettengesetz. Ich bin überzeugt, dass eine modulare Suite wie Scaliento der Schlüssel sein wird, um Mandanten umfassend zu betreuen und die eigene Beratung skalierbar zu halten.
Erfolg auf einen Blick
Key Takeaways
Mehr Tempo
Wenige Stunden zum Verarbeitungsverzeichnis
Zeitersparnis
50 % Zeitersparnis bei Datenschutzprozessen
Audits
Audits in 1–2 Stunden statt eines ganzen Tages
Behörden
Schnellere Reaktion durch strukturierte Unterlagen
Freiräume
für Marketing & neue Beratungsfelder
Heute starten.
Morgen skalieren.
Scaliento macht aus komplexer Compliance klare Prozesse.
Weniger Aufwand, mehr Mandanten, mehr Umsatz.