Über Questereit Consult GmbH
- 50 % Zeitersparnis beim Erstellen von VVT
- 80 % schnellere AV-Vertragsprüfung
- 60 % mehr automatisierte Abläufe
Ich bin Frank Westermann, Leiter Datenschutz bei Questereit Consult in Niedersachsen. Die Questereit Consult GmbH berät Non-Profit-Organisationen, soziale Einrichtungen und Träger wie Caritas und Diakonie in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit.
Vor Scaliento war Datenschutz eine zeitintensive Pflicht: Dokumentationen wurden händisch erstellt, Verzeichnisse in Word geführt – ein Prozess, der oft zwei Arbeitstage pro Kunde beanspruchte.
Heute arbeiten wir digital – mit Scaliento wurde die Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen um rund 50 % beschleunigt, die Fehlerquote gesenkt und die Kundenerfahrung deutlich verbessert.
Sitz
Deutschland
Fach
Datenschutz & Informationssicherheitsmanagement
gebuchte Module
„Scaliento hat uns eine sehr unangenehme Dokumentationsarbeit abgenommen. Endlich bleibt Zeit für das, was zählt: die Beratung unserer Kunden.“
Frank Westermann, Leiter Datenschutz, Questereit Consult GmbH
Deine Zukunft
Key Takeaways
mehr Kunden
300 % mehr Kunden in weniger als einem Jahr
Zeitersparnis
90 % Zeitersparnis (3 Wochen → 1 Tag)
Automatisiert
60 % mehr automatisierte Abläufe.
Vertragsprüfung
AV-Vertragsprüfung: von 1 Stunde auf 5 Minuten.
Payback
Payback innerhalb eines Monats.
Herausforderungen &
Ausgangssituation
Vor der Einführung von Scaliento erstellten wir alle Datenschutzunterlagen manuell.
Jeder neue Kunde bedeutete dutzende Word-Dokumente, endlose Anpassungen und ein hohes Fehlerrisiko.
Gerade die Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen war extrem zeitaufwendig und erschwerte es, neue Mandanten anzunehmen.
„Vor Scaliento waren wir mehr mit Word und Excel beschäftigt als mit unseren Kunden.“
Meine Realität sah so aus:
Alle Dokumente wurden manuell erstellt
Jeder neue Kunde bedeutete sehr viel manuellen Aufwand
Verarbeitungsverzeichnisse waren sehr zeitaufwendig
„Wir sparen bei jedem Kunden rund die Hälfte der Zeit – und das mit deutlich weniger Nacharbeit.“
Frank Westermann, Leiter Datenschutz, Questereit Consult GmbH
„Vom Word-Chaos zur strukturierten Plattform“
Umsetzung & Nutzung
Der Einstieg in Scaliento verlief reibungslos.
Überzeugt hat mich vor allem das Interview-System zur automatisierten Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen. Kunden können erste Daten selbst eingeben. Dadurch übernimmt Scaliento die Vorarbeit und reduziert den Aufwand für uns massiv.
Nach kurzer Einarbeitung nutzen wir die Plattform heute für:
Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen über das Interview-System
Automatisierte AV-Vertragsprüfungen und digitale Dokumentationen
E-Learning für Datenschutz- und IT-Sicherheitstrainings
Audit-Funktion zur laufenden Kontrolle und Berichterstellung
Deine Zukunft
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
Die Veränderungen, die Scaliento bei uns ausgelöst hat, sind enorm – und vor allem spürbar:
- Automatisierung als echter Hebel
Früher mussten wir jede Datenschutz-Dokumentation individuell aufbauen. Heute übernehmen das automatisierte Vorlagen, die wir an unsere Kunden anpassen. Ein Prozess, der früher drei Wochen gedauert hat, dauert jetzt einen Tag. Dadurch können wir mehrere Projekte parallel betreuen, ohne dass die Qualität leidet.
- Weniger Aufwand, mehr Kunden
Durch die zentrale Mandantenverwaltung läuft nichts mehr über E-Mail oder Excel. Ich sehe auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen, was erledigt ist und wo es Rückfragen gibt. So ist es möglich, drei- bis viermal so viele Kunden gleichzeitig zu betreuen wie früher.
„Früher war ich ständig am Nacharbeiten – heute läuft vieles automatisch. Ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren: meine Kunden.“
- Höhere Qualität durch Standardisierung
Früher hatte jeder Kunde eine leicht andere Struktur – heute sind alle Projekte gleich aufgebaut. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit. Auch bei Prüfungen oder Rückfragen wissen wir sofort, wo was steht.
- Schnellere Prozesse, klarer ROI
Die Prüfung eines AV-Vertrags dauerte früher rund eine Stunde – jetzt sind es wenige Minuten. Audits, Reports und Kundenkommunikation laufen zentral. Dadurch ist der ROI praktisch sofort sichtbar: Nach weniger als einem Monat war Scaliento bei uns wirtschaftlich eingespielt.
- Wachstum ohne Mehraufwand
Wir haben unseren Kundenstamm um 300 % gesteigert, ohne neues Personal einzustellen. Die Zeit, die wir früher mit Dokumentation verbracht haben, investieren wir heute in Kundenbetreuung, Folgeprojekte und Cross-Selling – also in Umsatz, nicht in Verwaltung.
Automatisierung
reduziert den Aufwand um 90 %.
Mandantenfähigkeit
ermöglicht 300 % mehr Kunden gleichzeitig zu betreuen.
Standardisierung
führt zu 60 % mehr automatisierten Abläufen.
Automatisierte Prüfungen
verkürzen die Prüfzeit um 91,7 % (von 60 auf 5 Minuten).
Questereit Consult GmbH
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
„Ohne Scaliento hätten wir einige Kunden wohl ablehnen müssen. Jetzt können wir mehr betreuen – ohne mehr Personal.“
Frank Westermann, Leiter Datenschutz, Questereit Consult GmbH
Fehlerquote deutlich gesenkt
durch standardisierte Workflows
50 % Zeitersparnis
bei der Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen
80 % schnellere AV-Vertragsprüfung
durchschnittlich 1 → 0,5 Stunden
60 % mehr automatisierte Abläufe
bei Neukunden
„Dank der Automatisierung in Scaliento konnten wir unsere Mandatszahl steigern, ohne mehr Personal einzusetzen – das war früher undenkbar.“
Deine Zukunft
Ergebnisse & geschäftlicher Impact
50 % Zeitersparnis
bei der Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen
Fehlerquote deutlich gesenkt
durch standardisierte Workflows
80 % schnellere AV-Vertragsprüfung
durchschnittlich 1 → 0,5 Stunden
60 % mehr automatisierte Abläufe
bei Neukunden
„Dank der Automatisierung in Scaliento konnten wir unsere Mandatszahl steigern, ohne mehr Personal einzusetzen – das war früher undenkbar.“
„Ein Partner, der zuhört und weiterdenkt“
Zusammenarbeit & Support
Besonders positiv finde ich die enge Zusammenarbeit und den persönlichen Support – partnerschaftlich würde ich sagen.
Fragen werden zeitnah gelöst, Feedback aus der Praxis direkt in die Weiterentwicklung eingearbeitet.
„Man spricht bei Scaliento nicht mit einem anonymen Support, sondern mit Menschen, die unsere Arbeit verstehen. Das merkt man in jeder Rückmeldung.“
„Scaliento wächst mit unseren Kunden“
Zukunft & Ausblick
Für die kommenden Jahre planen wir den Ausbau unserer Compliance-Leistungen – insbesondere im Bereich digitale Schulungen, Auditierung und KI-Compliance.
Das Ziel: mehr Automatisierung, mehr Effizienz und ein skalierbares Beratungsgeschäft
„Wir sehen Scaliento nicht nur als Tool, sondern als festen Bestandteil unserer Arbeitsweise. Es hilft uns, zu wachsen. Und das ohne Mehraufwand.“
Erfolg auf einen Blick
Key Takeaways
Zeiterspanis
50 % Zeitersparnis bei Verarbeitungs-verzeichnissen
Ressourcen
Mehr Mandanten ohne zusätzliches Personal
weniger Aufwand
60 % mehr automatisierte Abläufe bei Neukunden
Weniger Fehler
Fehlerquote deutlich gesenkt
Mehr Tempo
80 % schnellere AV-Vertragsprüfung
Heute starten.
Morgen skalieren.
Scaliento macht aus komplexer Compliance klare Prozesse.
Weniger Aufwand, mehr Mandanten, mehr Umsatz.